又是一個(gè)開學(xué)季?！懊炕厥盏絹碜詫W(xué)生或家長(zhǎng)對(duì)較早付款事項(xiàng)的詢問時(shí)，我都非常焦慮。試圖在大量歸檔的文件中找到某個(gè)特定的付款收據(jù)，尤其是過去的舊單據(jù)，有時(shí)需要花費(fèi)半個(gè)鐘頭?！盚elena說，“我希望自己能夠迅速回應(yīng)學(xué)生或家長(zhǎng)的詢問，我不想讓他們等太久?！?/span>

數(shù)據(jù)整理神器柯尼卡美能達(dá)

       Helena任職于一所國(guó)際學(xué)校，該校每月的學(xué)費(fèi)可以通過直接付款或匯款的方式支付，在完成收款過程后，所有的付款收據(jù)會(huì)被郵寄到總部進(jìn)行整理和存檔。這不僅讓存儲(chǔ)空間不斷膨脹，也使得文檔檢索效率十分低下。該校曾試圖通過使用公司的電腦和掃描儀將文檔電子化來解決這一問題，但是這一過程總未得以實(shí)現(xiàn)。校方負(fù)責(zé)人說：“由于每個(gè)掃描的圖像都存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾中，而這些文件夾必須要為不同的學(xué)校分別存儲(chǔ)。實(shí)踐證明，在這項(xiàng)工作中所涉及的龐大工作量是一個(gè)主要的障礙?！?/span>

     利用更換多功能復(fù)合機(jī)的機(jī)會(huì)，該校導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)的解決方案，包括彩色多功能復(fù)合機(jī)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施（如服務(wù)器）、用于分類掃描文件的軟件以及文檔管理軟件，用戶只需在掃描付款收據(jù)時(shí)選擇相應(yīng)的學(xué)校文件夾，掃描的文檔就會(huì)自動(dòng)分類并保存到特定的文件夾中，顯著節(jié)省了存儲(chǔ)空間，免去了分類掃描文件的麻煩；將過去存放在紙箱中的所有付款收據(jù)轉(zhuǎn)化為電子文檔，使得文件搜索能力得以大大改善，并且大幅減少了查詢響應(yīng)時(shí)間。

“現(xiàn)在，文件夾中只存儲(chǔ)最近的付款收據(jù)；過去存放在紙箱中的所有舊文檔，現(xiàn)在都存儲(chǔ)在主服務(wù)器上。這意味著，我們不必再擔(dān)心存儲(chǔ)空間的問題了?！?Helena高興地說，“一旦收到追溯付款收據(jù)的質(zhì)詢，我們現(xiàn)在可以立即做出響應(yīng)，而無需讓學(xué)生或家長(zhǎng)等待”。文檔管理解決方案，讓我更迅速地應(yīng)對(duì)工作！

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